Comment gagner du temps avec un état des lieux numérique ?

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Richard Emouk Expert promotion immobilière

11 aout 2025
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5
minutes de lecture

Comment gagner du temps avec un état des lieux numérique

Dans l’immobilier, et plus particulièrement quand on est marchand de biens ou agent immobilier, chaque minute compte. L’état des lieux dématérialisé s’impose aujourd’hui comme un outil indispensable pour gagner du temps et réduire le risque d’erreurs. Contrairement à l’idée reçue selon laquelle ce métier serait simple, il exige une précision extrême : une simple omission ou un détail mal noté peut coûter très cher — une réalité que l’on comprend pleinement lorsqu’on décide de suivre un cours pour être promoteur immobilier et que l’on découvre toutes les étapes critiques d’un projet.

Libérer sa charge mentale devient alors une priorité pour se concentrer sur l’essentiel : prospecter, négocier, vendre, satisfaire les clients et sécuriser ses marges. L’état des lieux, souvent considéré comme une formalité, est en réalité un point critique du processus locatif ou transactionnel.

En passant au numérique, cette étape se transforme : plus de papiers à trier, de photos éparpillées ou de documents égarés. Tout est centralisé, horodaté et signé électroniquement, offrant un gain de temps considérable et une sécurité juridique renforcée.

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Logiciel d’état des lieux numérique : comment ça marche concrètement ?

Un logiciel d’état des lieux dématérialisé est conçu pour remplacer totalement la version papier par un outil digital intuitif, utilisable sur smartphone, tablette ou ordinateur. Le principe est simple : centraliser toutes les informations et visuels nécessaires à l’état des lieux dans une seule interface, accessible à tout moment — un gain de productivité particulièrement précieux pour ceux qui, comme on l’explique dans notre guide sur la reconversion professionnelle en immobilier à 40 ans, cherchent à optimiser chaque étape de leur nouvelle activité.

Prenons l’exemple du fonctionnement proposé par nockee. L’agent immobilier ou le marchand de biens commence par créer un dossier pour un bien donné. L’application permet alors de saisir chaque pièce et chaque élément du logement, avec des champs préconfigurés pour gagner du temps (murs, sols, plafonds, équipements, etc.).

À chaque étape, il est possible d’ajouter des photos directement depuis le téléphone ou la tablette. Celles-ci sont automatiquement intégrées au rapport, avec un horodatage qui garantit leur authenticité. L’outil permet également de renseigner des observations précises ou de sélectionner des options prédéfinies, évitant ainsi les oublis.

Une fois le relevé terminé, le document complet est généré automatiquement au format PDF, prêt à être envoyé ou archivé. Les parties prenantes (propriétaire, locataire, gestionnaire) peuvent signer sur place via une signature électronique sécurisée. Cette signature est juridiquement valide et permet de finaliser l’état des lieux instantanément, sans impression ni déplacement supplémentaire — une procédure parfaitement en phase avec les bonnes pratiques abordées dans notre formation sur le cadre juridique d’une promotion immobilière.

Enfin, l’ensemble des documents est stocké sur un espace sécurisé en ligne. Cela signifie qu’un état des lieux réalisé il y a plusieurs années reste accessible en quelques clics, un atout majeur en cas de litige ou de contrôle.

Grâce à ce fonctionnement, un état des lieux qui prenait autrefois plus d’une heure peut être réalisé en 20 à 30 minutes, avec une fiabilité renforcée et une image professionnelle modernisée.

État des lieux numérique : 6 avantages pour un agent immobilier ou un marchand de biens”

Fermez les yeux un instant et imaginez : il est 18h30, vous avez enchaîné les visites toute la journée, votre téléphone n’a pas cessé de vibrer, et il vous reste encore un état des lieux à faire. Vous savez que, sur papier, cela va vous prendre du temps, qu’il faudra trier vos photos le soir, retaper les informations, et vérifier que rien ne manque. Pendant ce temps, les mails s’accumulent et les appels manqués aussi. Votre journée ne se termine pas, et votre esprit non plus.

C’est exactement dans ce type de situation qu’un logiciel d’état des lieux dématérialisé devient plus qu’un simple outil : c’est un vrai partenaire de travail. Avec lui, vous réalisez votre état des lieux directement sur tablette ou smartphone, en saisissant les observations pièce par pièce, en prenant des photos intégrées automatiquement dans le rapport, et en faisant signer sur place. En quelques minutes, tout est terminé, archivé et envoyé aux parties concernées.

Pour un agent immobilier, cela signifie moins de temps perdu sur les tâches administratives et plus de temps pour prospecter, vendre, ou accompagner ses clients. Plus besoin de revenir au bureau pour finaliser un document : tout est prêt avant même de quitter les lieux.

Pour un marchand de biens, le bénéfice est encore plus stratégique. Un état des lieux clair, détaillé et horodaté protège vos intérêts. En cas de location ou de revente après travaux, vous disposez de preuves solides et incontestables sur l’état du bien. Cela évite des litiges coûteux et sécurise vos marges.

En résumé, cet outil ne se contente pas d’améliorer la productivité : il libère du temps, réduit le stress et renforce votre image professionnelle. Dans un métier où chaque minute et chaque détail comptent, c’est un avantage concurrentiel précieux

Réduction des litiges et sécurité juridique

Dans l’immobilier, un état des lieux mal rédigé ou incomplet est souvent la porte ouverte aux litiges. Que l’on soit agent immobilier, marchand de biens ou bailleur, on sait qu’un simple détail oublié peut se transformer en désaccord coûteux. Un revêtement griffé non noté, un appareil défectueux passé sous silence, et c’est la parole de l’un contre celle de l’autre… avec à la clé, des semaines de tension ou même une procédure judiciaire.

L’avantage d’un logiciel d’état des lieux dématérialisé est qu’il ne laisse aucune place à l’approximation. Chaque pièce est inspectée selon une trame prédéfinie, chaque élément peut être documenté par des photos datées et horodatées. Ces visuels, intégrés directement au rapport, constituent une preuve solide, difficilement contestable devant un tribunal.

De plus, la signature électronique sécurisée, apposée sur place par toutes les parties, offre une valeur juridique équivalente à celle d’une signature manuscrite. Cela signifie que le document est immédiatement opposable, sans risque de contestation sur son authenticité.

Pour un agent immobilier, cela veut dire moins de temps passé à gérer les réclamations post-remise des clés et plus de sérénité dans la relation avec bailleurs et locataires. Pour un marchand de biens, cela assure une traçabilité irréprochable en cas de location temporaire ou de cession après rénovation.

Les données étant stockées dans un espace sécurisé en ligne, il est possible de retrouver n’importe quel état des lieux en quelques clics, même plusieurs années plus tard. En cas de contentieux, cette réactivité peut faire la différence entre un règlement rapide et un long conflit.

En résumé, l’état des lieux numérique ne se contente pas de gagner du temps : il sécurise juridiquement votre activité et réduit considérablement le risque de litige.

Comment restaurer la confiance dans l’état des lieux : l’exemple de Thibault Lengyel et Nockee

Il y a des rencontres qui marquent un projet. Lorsque nous avons lancé KindTalks, notre idée était simple : donner la parole à celles et ceux qui changent les règles du jeu dans leur secteur. Pour notre tout premier invité, nous avons choisi quelqu’un qui incarne parfaitement cette vision : Thibault Lengyel, cofondateur de nockee, aujourd’hui leader français de l’état des lieux dématérialisé.

Dès les premières minutes de notre échange, un constat est tombé, clair comme de l’eau de roche : le marché de l’immobilier souffre d’une véritable crise de confiance autour des états des lieux. Les raisons ? Elles sont multiples, mais toutes tiennent à un même problème : personne ne se fait vraiment confiance.

Les propriétaires craignent que les dégradations ne soient pas correctement notées. Les locataires soupçonnent parfois que l’on exagère les défauts pour retenir une partie de la caution. Les agents, eux, redoutent les litiges qui plombent leur relation avec leurs clients. Bref, chacun regarde l’autre avec méfiance, et le moindre état des lieux peut devenir une bombe à retardement.

En creusant, Thibault a mis des mots précis sur ce malaise : l’état des lieux papier est trop subjectif, trop fragile et trop facilement contestable. Un document mal rempli, des photos dispersées dans un téléphone, un détail oublié… et la confiance s’effondre. C’est un problème de fond, qui dépasse la simple technique : il s’agit d’un enjeu de crédibilité pour tout le marché.

C’est là qu’entre en scène la solution qu’il a cofondée. nockee ne se contente pas de “digitaliser” un formulaire : la plateforme centralise tout, photos horodatées, commentaires standardisés, signatures électroniques sécurisées, et archive les dossiers dans un cloud certifié. Résultat : l’état des lieux devient un document complet, infalsifiable et accessible à tous les acteurs concernés. Plus de “on m’a dit” ou “ce n’était pas comme ça” : tout est factuel, clair et incontestable.

Pourquoi cela change-t-il la donne ? Parce que la confiance ne se décrète pas, elle se construit sur la preuve. Et ici, la preuve est intégrée au processus même. Locataires, propriétaires, agents… chacun peut relire, vérifier, et signer en toute transparence. Les litiges chutent, la sérénité revient, et l’image professionnelle s’améliore.

Chez Kindnee, nous croyons que ce genre de solution n’est pas juste un “plus” pour les pros : c’est un véritable levier de transformation du marché. C’est pourquoi nous présentons nockee directement dans notre plateforme de formation immobilière. Nos membres peuvent non seulement découvrir son fonctionnement détaillé, mais aussi comprendre comment l’intégrer à leur activité pour gagner du temps, sécuriser leurs transactions et renforcer leur réputation.

Si vous voulez voir concrètement comment un outil peut résoudre un problème vieux comme la location immobilière et ramener la confiance dans un marché qui en manque cruellement, il vous suffit de vous connecter à Kindnee. Vous y retrouverez l’interview complète de Thibault Lengyel sur KindTalks, ainsi qu’un accès direct à la présentation de nockee et à ses avantages pour votre activité.

Parce qu’au fond, un état des lieux, ce n’est pas seulement un document. C’est le premier pas vers une relation de confiance — et ça, dans notre métier, ça n’a pas de prix.

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